关于修订印发《上海城建职业学院

合同管理办法》的通知

沪城建院〔2021〕54号

各部门、二级学院，各附属单位：

《上海城建职业学院合同管理办法》已经学校研究修订，现印发给你们，请遵照执行。

特此通知。

附件：上海城建职业学院合同管理办法

上海城建职业学院

2021年7月2日

附件

上海城建职业学院合同管理办法

第一章 总 则

第一条 为加强学校合同管理工作，防范合同风险，维护学校合法权益，依据《中华人民共和国民法典》等有关法律、法规，结合学校实际，修订本办法。

第二条 本办法所称“合同”，是指学校开展教学、科研及其他活动时，与其他自然人、法人或其他组织之间为明确双方的权利义务关系所订立的书面协议，包括合同、协议、备忘录、确认书等。

第三条 学校合同管理遵循防范风险和责权利相统一的原则。合同的签订、履行必须遵守国家法律、法规，坚持平等互利、协商一致、诚实守信，任何部门和个人不得利用合同损害学校合法权益。

第四条 合同管理实行统一指导、分级负责、归口管理，各归口部门可以根据本办法制定相应的合同管理细则，报学校办公室备案。

第二章 合同的分类与管理机构

第五条 合同的分类

（一）经济类合同。经济类合同是指以学校名义，并由学校事业经费、科研经费、自筹经费、其他专项经费进行收、付的与其他自然人、法人或者其他组织设立、变更、终止权利义务关系所订立的涉及经济往来的书面合同，主要包括：学校签订的借贷款合同、债权债务的清偿合同；学校资产经营、租赁及物业管理合同；基建及修缮项目（含勘察、设计、监理、施工等）合同；校园绿化合同；合作办学合同；物资设备、图书资料采购合同；委托服务合同；科研项目、技术合同；社会培训合同；等等。学校不得作为担保人签订担保合同。

（二）非经济类合同。非经济类合同是指以学校名义，与其他自然人、法人或其他组织之间为明确双方权利义务关系所订立的不涉及经济往来的书面合同，主要包括：战略合作协议、联建共建协议；人事代理协议、劳务派遣协议、劳动（聘用）合同；学生培养（校企合作、顶岗实习、就业、双创孵化、现代学徒制等）协议；各类考试协议；等等。

第六条 学校合同事务由综合管理部门、归口管理部门和合同承办部门依各自权责进行管理。

第七条 学校办公室是学校合同事务的综合管理部门。主要职责为：

（一）制定学校合同管理的基本规章制度；

（二）委托法律顾问单位为校内各部门办理合同事务、提供法律咨询服务，以及对合同进行法律审查、提出法律意见、提示法律风险；

（三）协助合同纠纷处理；

（四）其他合同管理工作。

第八条 学校合同归口管理部门的主要职责为：

（一）指导重要、重大合同的谈判、起草；

（二）根据职能对合同进行审查；

（三）研究制定常用合同示范文本；

（四）统计归口管理的合同年度数据；

（五）监督合同履行情况；

（六）参与合同纠纷处理。

学校根据业务归口，分别授权以下部门进行合同归口管理：

（一）人事处负责人才引进、教职工培训、人事管理等与部门业务相关的合同管理。

（二）教务处负责人才培养等与部门业务相关的合同管理。

（三）科技处负责纵向、横向科研项目及相应经费使用，产教融合、校企合作，技术开发、咨询、服务，以及科技成果转让等与部门业务相关的合同管理。

（四）学生处负责学生事务等与部门业务相关的合同管理。

（五）国际交流处负责与国（境）外的合作与交流等与部门业务相关的合同管理。

（六）基建处负责基本建设项目、大型维修项目合同及其配套合同，以及学校安排的其他建设或维修项目等与部门业务相关的合同管理。

（七）后勤保卫处负责后勤保障等与部门业务相关的合同管理。

（八）资产管理处负责资产采购、资产管理、资产租赁等与部门业务相关的合同管理。

（九）图文信息中心负责信息化建设与服务、运维、图书及数字化资源采购等与部门业务相关的合同管理。

（十）实验实训中心负责实验实训管理等与部门业务相关的合同管理。

（十一）校工会负责学校工会合同等与部门业务相关的合同管理。

（十二）二级学院负责本学院上述（一）至（十一）项以外与本学院工作相关的合同管理。继续教育学院负责本学院业务相关的合同管理。

（十三）学校办公室负责以上未涉合同管理。

各归口管理部门负责人为合同管理责任人，并确定专人为合同管理人员。

合同内容涉及两个或两个以上归口管理部门的，根据合同性质或主要条款确定归口管理部门；不能确定的，由所涉归口管理部门协商解决；经协商不能解决的，由校领导通过会议形式确定归口管理部门。

如学校对校内职能部门进行职责调整，按调整后的职责范围对合同进行归口管理。

第九条 合同承办部门负责合同文本的起草、送审、履行及备案等工作，并对合同及相关资料的真实性、可行性、合法性、合理性负责。主要职责为：

（一）负责所承办合同的可行性分析论证。

（二）负责审查合同标的的真实性。

（三）负责审查合同相对方的主体资格、资质、信用状况、履约能力等，包括但不限于：

1.合同相对方是否具有签约资格；

2.合同相对方是否具有履行合同所必须的资质，应要求对方提供相关证明材料；

3.审查合同相对方签约代表的身份证明和签约资格证明，如法定代表人的身份证明或法定代表人出具的授权委托书（应明确载明委托代理事项、权限及期限）等；

4.根据需要，可以要求合同相对方提供主要的财务报表以及从事相关业务的业绩证明材料；

5.必要时，可以要求合同相对方提供履约担保。

合同承办部门应审查、核实上述资料的真实性、有效性，并将上述资料连同合同文件一并保存。合同相对方当事人的主体资格、资信状况或履约能力有瑕疵的，不应与其签订合同。

经学校招投标确定合同相对方的，合同承办部门可不再重复审查对方的主体资格、资信状况或履约能力等情况。如归口管理部门另有补充规定的，同时按归口管理部门的规定办理。

（四）负责合同的洽谈和起草，负责对条款进行合法性、合规性和合理性审查。确认合同内容符合法律法规、本办法及学校其他有关规章制度的规定，并与招投标或协商谈判内容一致，条款表述核对无误。合同谈判涉及重大分歧或需要法律专业支持的，应邀请学校法律顾问参加，并及时告知归口管理部门和分管领导。确认合同款项有相应的经费来源和经费支出预算。

（五）负责将合同提交归口管理部门审查；合同内容涉及多个部门的，须经各相关部门会签。

（六）负责办理法律、法规规定的审查、登记或备案手续。

（七）负责具体履行合同，跟踪掌握合同履行情况，处理合同纠纷。

（八）收集、保管合同签订及履行过程中形成的有关资料。

（九）其他有关合同事务。

第三章 合同的订立和履行

第十条 学校各类合同应按本办法规定进行审批后，以“上海城建职业学院”名义签订。未经校长授权，任何部门和个人均不得以学校和部门的名义对外签订合同。

人才引进合同按学校人事相关规定审批。

横向项目合同按《上海城建职业学院关于横向科研合同签订流程的规定》审批。

使用工会经费的相关合同按工会相关规定审批。

校基金会合同根据相关规定审批。

第十一条 合同的起草

国家或行业有合同示范文本的，应当优先选用示范文本，但需根据实际情况适当填写。国家或行业没有合同示范文本的，各归口管理部门应当制定本单位归口管理合同的模板，经学校办公室、学校法律顾问审核后，报学校办公室备案。

合同的语言应准确、严谨、简练。合同中的术语、特有词汇、重要概念应设专款进行解释，涉及数字、日期时应注明是否包含本数，涉及金额的数字应同时注明大写。

合同条款应当完备、严密，除根据法律规定或按合同性质必须具备的条款外，还可以根据具体情况约定其他条款。经济类合同一般应包括以下条款：

（一）合同相对方基本信息；

（二）标的（包括种类、数量、质量等要求）；

（三）价款及其支付（包括计算方法、支付进度、结算方式等）；

（四）履行期限、进度要求、地点和方式；

（五）验收标准及方法；

（六）违约责任（包括违约金或赔偿金的计算方法等）；

（七）解决争议的方法；

（八）其他根据合同实际情况应当具备的条款（包括但不限于名词和术语的解释、风险的承担、知识产权归属、收益的分成、保修、保密、合同的生效和解除条件等）；

（九）签约人及合同签订的时间、地点。

填写合同不得留空，对于协商过程中未达成一致的合同模板条款，应当删除，或填写“无”或以“/”标示。严禁在空白合同上签字或盖章。合同的末页应当载有合同正文条款，并在正文结束之处标明“下无正文”字样。如合同末页无正文条款的，则应标明“此页无正文，为××合同签字盖章页”字样，以示末页仅为签字盖章页。

第十二条 合同的会审

学校实行合同会审制度，学校聘请的法律顾问负责审核合同条款是否符合国家法律、法规，是否符合学校相关制度、规定，并为合同起草、审批提供咨询意见。

由归口管理部门负责对合同的必要性、可行性、合理性以及立项情况、合同内容、合同条款等进行审查，如合同涉及其他部门职责的，还应当同时送其他部门会审。合同承办部门不得以化整为零或其他方式规避审查。

财务处、审计室是经济类合同的审核部门，分别履行以下职责：

（一）财务处负责对经济合同条款是否符合学校有关财经制度和财务管理规定、合同款项支付是否有经费来源保障、资金结算及付款方式是否合理等进行审查。

（二）审计室负责对标的金额5万元及以上的合同是否符合审计规范进行审查，并对相应风险进行提示。

合同审查部门应当出具书面审查意见。合同审查意见应当明确、具体，并由部门负责人签署。审查部门应当出具审查意见而未出具仅署名的，视为同意。

第十三条 涉及学校重大利益或涉及发展重大事项的，应在合同订立前按“三重一大”规定提交学校党委会或校长办公会决策。

第十四条 合同的审批

（一）经济类合同根据标的金额进行审批。

1.标的金额不足5万元的合同，由所涉工作分管校领导审批。

2.标的金额5万元及以上、不足10万元的合同，由所涉工作分管校领导和分管财务工作的校领导审批。

3.标的金额10万元及以上的合同，由所涉工作分管校领导和分管财务工作的校领导审核后，报校长签批。学校党委会或校长办公会审议并通过事项的相关合同，会议纪要或决议可作为校长签批凭证。

（二）非经济类合同由所涉工作分管校领导审批。

第十五条 合同送审时，承办部门一般应报送以下相关材料：

（一）订立合同的依据，如有关会议纪要、公文、批示、中标通知书等；

（二）合同相对方主体资格、资质、信用状况、履约能力等方面的证明材料；

（三）价款确立的依据；

（四）签订补充协议时，还应提供原合同；

（五）其他需要提供的资料。

第十六条 校长是合同的法定签署人。校长可以书面形式授权其他校领导或部门负责人签署合同。未经校长书面同意，不得将被授予的权利转授第三人。根据工作需要，校长授权分管校领导签署分管领域内的合同，授权各部门负责人签署本部门以学校名义签订的对外合同。各部门根据工作需要经分管校领导同意，可授权项目负责人签署项目相关的对外合同。授权委托书由学校办公室办理、存档。

第十七条 签订合同原则上使用合同专用章，如需要签约双方对等，也可使用学校公章，其他印章一律不得替代使用。合同专用章由学校办公室统一刻制，分部门保管和使用。

“上海城建职业学院科技合同专用章”用于科研合同，由科技处按规定保管和使用；

其他合同一般应加盖“上海城建职业学院合同专用章”,“上海城建职业学院合同专用章”由学校办公室按规定保管和使用。

根据工作需要，经学校同意，可设立除上述合同专用章之外的其他专门用于某类合同的专用章，其保管和使用部门由学校办公室确定。

政府采购平台内生成的“上海城建职业学院”电子印章，仅用于学校通过上海市政府采购网采购各类货物或服务时签订的合同，电子印章由资产管理处按规定管理和使用。

各合同专用章保管部门应指定专人管理印章，并向学校办公室备案。

第十八条 合同一经签订，承办部门应对合同履行情况进行动态监督，加强对合同履行过程中各个环节（包括交货、验收及结算等）的跟踪管理，保质、保量、按期完成合同约定事项。归口管理部门应跟踪合同的履行情况，监督承办部门和对方当事人履行合同义务。相关部门应给予配合，确保合同得到全面履行。

第四章 合同的纠纷处理及管理责任

第十九条 合同履行过程中对方出现预期违约或违约情形的，承办部门应及时向归口管理部门和分管校领导汇报，采取必要措施将可能产生的损失降至最低。

第二十条 合同在履行过程中确须补充、变更或解除的，应由双方协商一致后，签订补充、变更或解除合同的书面协议。签订补充、变更或解除合同，应说明补充、变更或解除的理由，补充、变更或解除的条款及事项、履行期限、与原合同的关系等，并按前述流程审核、审批后签订，送审时应附原合同作为依据。

第二十一条 合同履行出现法律纠纷时，承办部门和归口管理部门应及时向分管校领导汇报，会同审计室、财务处、法律顾问组成法律纠纷处理小组，依法维护学校合法权益，并将处理结果报分管校领导。

第二十二条 任何部门和个人签订、履行合同时，因失职或渎职给学校造成损失的，学校依据有关规定追究当事人的责任。

第二十三条 任何部门和个人有下列情形之一的，学校将视情节轻重，追究当事人党纪政纪责任；给学校造成经济损失的，追究其民事责任；构成违法犯罪的，移交司法机关处理。

（一）未经授权，越权或滥用委托代理权擅自对外签订合同的；

（二）与合同相对方当事人串通，损害学校利益的；

（三）利用合同谋取私利或从事其他违法行为的；

（四）未及时处理合同纠纷或擅自放弃权利，导致学校利益受损的；

（五）有其他违反法律法规和学校规章、纪律的行为，在合同签订、履行过程中损害学校利益的。

第五章 合同的备案和归档

第二十四条 承办部门负责合同备案和归档工作。归口管理部门直接承办的，该合同的承办部门即是归口管理部门。

合同签订后，承办部门应向归口管理部门提交一份合同原件进行备案。

合同事项办理完毕之前，承办部门应负责连续收集和保管有关材料，并注意做好文字记录或形成书面材料，按学校档案管理规定做好合同档案移交工作。对于合同洽谈、签订、履行、变更、解除及纠纷处理过程中形成的所有资料，包括但不限于合同文本、补充协议、可行性研究报告、对方当事人资质材料、校内审查文件、会议纪要、交货凭证、验收文件、往来函件等与合同有关的材料，均应妥善加以收集和保管，并作为合同档案的组成部分，与合同一并存档，不得遗弃、丢失和损毁。

第二十五条 合同承办部门及归口管理部门应当加强合同登记管理，形成合同管理台账，归口管理部门于每年年底将合同台账报送学校办公室。学校办公室定期对归口管理部门合同台账进行抽查。

承办部门按以下规则建立合同连续编号制度：部门代字（2位简写名称拼音首字母大写）+自定义代字（2位简写名称拼音首字母大写，可选）+年份(4位阿拉伯数字)+部门流水号(4位阿拉伯数字)。

第二十六条 承办部门、归口管理部门及经办人员应当做好合同信息安全保密工作。未经批准，任何人不得以任何形式泄露合同订立与履行过程中涉及的国家机密、工作秘密或商业秘密。

第六章 附 则

第二十七条 学校举办或设立的具有独立法人资格的单位可参照本办法执行。

第二十八条 本办法自校长办公会审议通过后施行，原《上海城建职业学院合同管理办法（暂行）》（沪城建院﹝2017﹞57号）同时废止。

第二十九条 本办法由学校办公室负责解释。