一、所需材料

（一）请示正文

请示正文请按照正规的报告格式撰写，含标题、抬头、主体内容（时间、国别/地区、事项、事由）、经费安排、落款及日期等要素。相关注意事项如下：

1.标题：部门名称+团长姓名+人数+国别/地区+事项，如：××学院关于×××等3人赴美国参加会议的请示。

2.抬头：学校领导。

3.主体内容：出访时间、出访人员、出访任务及背景、访问单位、经费安排等。

4.出访时间应从出境日算起至抵达入境日。

5.出国（境）相关经费包括往返旅费、城际交通费（行程中无城际转换的不应安排城际交通费）、住宿费、餐费、公杂费及会务费等，注明每个项目的预算数额[相关国别/地区的住宿费、餐费、公杂费标准请提前向国际交流处（港澳台办公室）咨询]，并提供该团组本次出访总预算金额（人民币）。经费安排应注明来源，明确拟支出经费项目的具体名称。如各项费用来源不同，则须分列，一一说明。例如：“当地住宿费由邀请方提供，往返旅费（×元）、城际交通费（×元）、餐费（×元）和公杂费（×元）共约人民币×元申请从×××项目经费支出”。经费安排应与邀请函中表述一致。

（二）邀请函和邀请函翻译件

邀请函一般为PDF或JPG格式，应注意以下要素：

1.内容：邀请对象（姓名、职务、出生日期、因公普通护照号码，暂无因公普通护照的，提供身份证号码）、访问时间、出访目的和任务、经费安排。

2.邀请函应使用邀请方单位抬头纸，应包含邀请方联系电话和地址、邀请单位名称、邀请人职务、邀请人签名（或邀请单位盖章）。

3.某些国家签证对于邀请函有特别要求，请提前登录上海市人民政府外事办公室网站了解情况，或直接向国际交流处（港澳台办公室）咨询。上海市人民政府外事办公室网站网址为：

http://www.shfao.gov.cn/wsb/node466/node499/node500/node572/index.html

4.出访多个单位的，须提交每个单位的邀请函，部分须提供原件，可直接向国际交流处（港澳台办公室）咨询。

二、注意事项

1.跨地区、跨部门的双跨团组请提交“信息表”“行程表”、组团单位提供的“任务征询函”“任务通知书”和“任务批件”，以及邀请信和邀请信翻译件等，参加培训性质的双跨团组还需提供国家外专局的审核意见函，具体情况请向国际交流处（港澳台办公室）咨询。

2.赴台团组除以上要求的附件材料外，还应提供：

（1）在台行程表（含邀请方签字、盖章）；

（2）赴台人员总名单；

（3）邀请方机构（如大学）简介，中文简体版；

（4）参加学术会议的，须提供发言提要（参会人员亲笔签名）以及会议简介；

（5）参加文化活动的，须提供活动介绍。

3.所有出国（境）公务活动，包括访问、交流、参加学术研讨会、研修等，不论经费如何安排、是否需要报销，均须按本指南中要求的程序提出申请，由国际交流处（港澳台办公室）上报审批，获得批件后办理因公出国（境）相关手续。

咨询电话：37583647

国际交流处（港澳台办公室）邮箱：gjjlc@succ.edu.cn

联系人：于丽敏

附件: 1.上海城建职业学院教职工因公出国（境）信息表（样张）

2.上海城建职业学院教职工因公出国（境）行程表（样张）

3.上海城建职业学院教职工因公出国（境）邀请函联系情况说明表（样张）

附件1

上海城建职业学院教职工因公出国（境）信息表（样张）

1涉及个人信息部分应如实填写，以便申办因公普通护照（港澳台出入证件）。

2邀请单位、邀请单位地址、邀请人等信息应与邀请函一致。

③ “邀请方简介”和“邀请方与我校关系”为对外申报的重要内容，请详细填写。教学科研人员出国（境）参加学术交流活动，“邀请方与我校关系”栏可以简略填写申请出国（境）人员和所参与学术活动或学术团体的关系，如“×××教授作为×××协会常务理事，受邀参加本次国际学术会议”。

4请务必按要求填写航班和航线（指××城市到××城市）信息，对外申报时需要，一般为国内航空公司。如：上海—纽约  CA7215； 纽约—上海  CA7216。

附件2

上海城建职业学院教职工因公出国（境）行程表（样张）

短期交流和访问团组，应按实际行程（包括离抵日期），分上下午写明具体的出访地、会晤对象及活动内容，涉及领导会谈的应写明会谈主题。

参加会议的团组可根据会议日程简要填写，如：

2017年1月1日 上海—纽约；

2017年1月2日—3日 参加会议；

2017年1月4日 离开纽约；

2017年1月5日 抵达上海。

培训类申请可参照会议类申请填写日程。

附件3

上海城建职业学院教职工因公出国（境）邀请函联系情况说明表（样张）